Hoe organiseer je in coronatijd op verantwoorde wijze een wandeltocht? Met die vraag kunnen we inmiddels terecht bij Joop Wesseling, voorzitter van wsv OLAT. Op 11 en 12 juli 2020 tekende zijn club voor de eerste coronaproof wandeltocht van ons land. Goed voorbereid, soepel verlopen én met welwillende en enthousiaste deelnemers.
Waarover hij na afloop van de wandeltocht het meest tevreden is? Joop hoeft er geen seconde over na te denken: “Over de deelnemers”. Verdeeld over twee dagen waren dat er 690 en die hielden zich heel gedisciplineerd aan de coronaregels die OLAT had ingesteld.
“Mensen waren echt opvallend beleefd. Er werd niet gemopperd, niemand drong voor en in wachtrijen bleef iedereen keurig op 1,5 meter afstand staan. Echt een schoolvoorbeeld van wat je onder de huidige omstandigheden van deelnemers hoopt en verwacht. Iedereen was bovenal blij dat hij of zij weer aan een tocht mee kon doen, samen met anderen.”
Met ‘huidige omstandigheden’ doelt Joop uiteraard op de overheidsregels om besmetting met het coronavirus tot een minimum te beperken. Organiseer je een wandeltocht, dan moet je die regels zo goed mogelijk toepassen. Een handig hulpmiddel daarbij is het protocol ‘Verantwoorde wandeltochten’ van KWbN. Daarin zijn de overheidsregels vertaald naar concrete richtlijnen voor de wandelpraktijk. Joop hielp bij de ontwikkeling van het protocol en maakte er omgekeerd ook dankbaar gebruik van.
Coronaproof organiseren is Joop goed bevallen. “OLAT heeft veel ervaring met het organiseren van wandeltochten. Normaal gesproken verloopt onze voorbereiding min of meer op de automatische piloot. Nu moesten we als bestuur weer heel scherp en creatief over alles nadenken en dat was hartstikke leuk.”
Belangrijke vraag in de voorbereidingsfase: voor hoeveel deelnemers gaan we organiseren? “Stelt je gemeente geen norm, dan wordt dat met name bepaald door het aantal wandelaars dat je tegelijkertijd op je startlocatie kunt verwerken”, aldus Joop.
OLAT startte op 11 en 12 juli vanuit Natuurpoort de Vresselse Hut. “Samen met de eigenaar hebben we exact uitgemeten dat in de binnenzaal 100 mensen tegelijk koffie konden drinken”, vertelt Joop. “Netjes conform het horecaprotocol. Met per tafel twee stoelen, alles 1,5 meter van elkaar en met ruime looppaden."
Uiteindelijk speelde OLAT volledig op safe. "We hadden 8 verschillende tijdsloten om deelnemers goed te spreiden en maximaal 80 deelnemers per tijdslot. Deelnemers konden pas vijf minuten voor aanvang van hun tijdslot bij de startlocatie terecht. Eenmaal binnen mochten zij daar maximaal 20 minuten verblijven. Dit om een snelle doorstroom te realiseren en voor het volgende tijdslot weer even te reinigen."
Maximale aantallen en indeling in tijdsloten brengen ook online voorinschrijving met zich mee. “Dat kan niet anders, want je móet vooraf weten hoeveel en wie er komen’, zegt Joop. “Je kunt je geen onverwachte drukte permitteren. Voordeel van online inschrijven en betalen is ook dat deelnemers hun startbewijs thuis krijgen toegestuurd en het zelf printen. Dat scheelt op de startlocatie veel werk en fysiek contact.”
“Over al je regels moet je glashelder zijn”, is Joop van mening. “Vooraf in je communicatie, maar ook bij de handhaving tijdens je evenement. Wie te vroeg is, moet wachten; wie te laat is, kan niet meteen van start en wie zich niet vooraf heeft ingeschreven, kan niet meedoen. Je kunt niet in het wilde weg gaan improviseren. Daarmee dwarsboom je je eigen zorgvuldige en noodzakelijke opzet. En als deelnemers zien dat je een loopje neemt met je eigen regels, dan zullen ze dat zelf ook eerder doen.”
Maar zoals gezegd: voor de deelnemers niets dan lof. “Er was één mevrouw die zich niet vooraf had ingeschreven. Ze beweerde dat ze geen computer, geen internet en geen e-mail had. Bij even doorvragen, was er toch internet en toen heb ik haar meegedeeld dat ze niet mocht starten. Achteraf hoorde ik ook dat niet alle wandelaars op de rustposten hun handen hadden gewassen. Zeepflacon over het hoofd gezien. Dat lijkt me praktisch onmogelijk, want die stonden direct naast de looproute en het merendeel van de deelnemers zag ze wél. Daar hadden we als organisatie iets beter aandacht aan moeten besteden.”
Vergelijkingsmateriaal is er nog niet, maar Joop heeft het gevoel dat OLAT het met de getroffen coronamaatregelen goed heeft gedaan. “Er zijn geen gekke dingen gebeurd. Eigenlijk was er maar één echte tegenvaller. Dat was een meneer die op de route onwel werd. Medewandelaars hielpen hem met Dextro en AA-drank om bij te komen, totdat hij vertelde dat hij het coronavirus had gehad. Er was al iemand van OLAT onderweg om hulp te bieden, maar zodra ik het nieuws hoorde heb ik die teruggefloten. 1,5 meter afstand houden, niet meenemen in de auto, maar een taxi bellen. Uiteindelijk is die man opgehaald door zijn vrouw.”
Wat de organisatie niet had voorzien, was dat de zaal van de Vresselse Hut nauwelijks werd gebruikt. Vanaf het startbureau liepen de meeste deelnemers meteen door naar de uitgang. “Vraag me niet waarom, want dat weet ik niet”, zegt Joop. “Misschien omdat ze maar 20 minuten op de startlocatie aanwezig mochten zijn; misschien omdat zij huiverig waren om binnen te zitten. Over twee ochtenden heeft de Vresselse Hut niet meer dan 100 koppen koffie verkocht. Bij terugkomst namen veel deelnemers wél een drankje, maar dat deden zij buiten op één van de terrassen.”
Een compleet financieel overzicht is er nog niet, maar Joop verwacht dat zijn organisatie voor deze wandeltocht ongeveer quitte speelt. Dat is niet wat OLAT gewend is, maar dankzij de coronamaatregelen is er sprake van lagere cateringinkomsten op de rustposten. “Normaal verkopen wij daar zelf klaar gemaakte soep en boterhammen”, legt Joop uit. Nu hebben we alleen voorverpakte voedingsmiddelen aangeboden en die zijn qua inkoop wat duurder.”
Eén en ander betekent niet dat OLAT voor een volgende tocht weer zelf gaat bereiden. “Dat is op dit moment nog niet verantwoord”, aldus een gedecideerde voorzitter.
Al met al kijkt Joop terug op een geslaagd evenement, waarbij OLAT een mooie coronaproof standaard heeft neergezet. “Het was een grote inspanning voor alle vrijwilligers. Net als de voorbereiding vergt ook de naleving van alle regels extra scherpte. Je bent toch verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van heel veel mensen. Voor extra toezicht hebben we 5 of 6 vrijwilligers meer ingezet dan normaal, waaronder op elke locatie een bestuurslid. Alles is goed verlopen en we hebben veel wandelaars blij gemaakt. Het was mooi om weer samen actief te zijn.”
Belangrijkste coronamaatregelen OLAT
- Online voorinschrijving en betaling verplicht.
- Starten in 8 tijdsloten: maximaal 80 deelnemers per half uur.
- Ruime startlocatie met aparte ingang en uitgang.
- Duidelijk aangegeven looproutes en wachtvakken op alle locaties.
- Faciliteiten om handen te wassen bij ingangen en toiletten.
- Startbureau buiten; medewerkers achter plastic scherm.
- Zitplaatsen op alle locaties (stoelen, geen banken).
- Geen voedselbereiding op wagenrusten; alleen voorverpakte snacks.
- Op elke locatie een coronaverantwoordelijke vanuit het bestuur.
- Regelmatige reiniging van veel aangeraakte objecten en oppervlakken.
