Afscheid nemen van vrijwilligers

Wat de reden om afscheid te nemen ook is, zorg altijd voor een afscheidsmoment en koppel dat aan waardering. Dat doe je op een manier die het beste bij jouw organisatie en de betreffende vrijwilliger past. De één vertrekt graag met stille trom; de ander heeft graag een publiek moment. Ga je goed uit elkaar, dan is dat voor iedereen het prettigst. Bovendien bestaat de kans dat een vrijwilliger onder gunstigere omstandigheden weer terugkomt. 

• Geef je vrijwilliger (afhankelijk van het aantal vrijwilligersjaren) een vergoeding of een cadeau met bijvoorbeeld een afscheidsbrief of een persoonlijke toespraak. Je kunt het afscheidscadeau persoonlijk overhandigen in de privésfeer, maar ook tijdens een etentje of een verenigings- of vrijwilligersbijeenkomst.
  
  
• Hou bij een vertrek altijd een exitgesprek met de vrijwilliger. Bespreek de reden van het vertrek en luister goed naar eventuele wensen of suggesties. Misschien vind je samen nog een oplossing voor de situatie. Zo niet, dan kan je de input mogelijk gebruiken om andere vrijwilligers wél te behouden.
  
  
• Ga in gesprek als een vrijwilliger niet meer goed functioneert en daardoor voor jouw organisatie geen toegevoegde waarde meer heeft. Kijk samen of de vrijwilliger eventueel andere taken op zich kan en wil nemen.

• Afscheid nemen op basis van leeftijd mag niet. Dit valt onder leeftijdsdiscriminatie en schendt artikel 1 van de Grondwet. Voor de vrijwilliger is het uit sociaal oogpunt prettig om bij de organisatie betrokken te blijven. Laat hem of haar dus als het even kan actief blijven. Let wel op dat er door het handelen van de vrijwilliger geen gevaar voor andere vrijwilligers of wandelaars ontstaat. Als de functie dit vereist, kun je eventueel om een medische keuring vragen.
  
  
• Probeer ook na een conflict goed uit elkaar te gaan. Maak een risico- of impactanalyse van het vertrek van de vrijwilliger. Kijk daarbij ook naar de ‘bijwerkingen’ die het vertrek op andere vrijwilligers binnen de organisatie kan hebben. Voorkom waar mogelijk dat de situatie uitlekt naar de media of het ‘dorpsroddelcircuit’. Nodig de vrijwilliger uit voor een persoonlijk gesprek en voer het met meerdere mensen (meer oren horen meer). Gaat de vrijwilliger niet op de uitnodiging in, geef dan een bepaalde periode (bijvoorbeeld 2 weken) bedenktijd om te reageren.
  
  
• Sta stil bij een overleden vrijwilliger, bijvoorbeeld tijdens je ledenvergadering, een vrijwilligersbijeenkomst of voorafgaand aan of tijdens je tocht. Zorg voor een moment van stilte om de overledene te gedenken. Plaats in een ruimte een foto of toon foto’s van de overledene in een PowerPoint-presentatie.

Deze tips zijn samengesteld door een werkgroep bestaande uit: Joop Achterkamp (Stichting Internationale Vierdaagse Apeldoorn), Roland van der Heijden (Stichting Nationale Rode Kruis Bloesemtocht), Ronald Hellinga (Tocht om de Noord), Ellen Jager (PSV Renkum / Airbornewandeltocht), Lotte Janssen (Stichting DE 4DAAGSE), Miranda Janssen (KWbN), Richard Leloux (Stichting Duinenmars) en Wim Lensen (Stichting Venloop).