Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Heb je nog niks met deze nieuwe privacywetgeving gedaan? Kom dan nu in actie, want het is belangrijk dat je je organisatie en administratie aan de AVG aanpast. KWbN helpt je daarbij. (Bericht bijgewerkt tot 1 juni 2018)
Als wandelorganisatie ben je zelf verantwoordelijk voor alle aanpassingen die de AVG van je vereist. Samen met NOC*NSF en AVG-specialisten probeert KWbN je daarbij zoveel mogelijk te helpen. Daarbij stellen we de volgende hulpmiddelen beschikbaar:
Op Sport.nl voor clubs staat het artikel ‘Aan de slag met privacy in de sportvereniging’. Hierin staan links naar vijf artikelen over alle aspecten van de nieuwe privacywetgeving die voor sportverenigingen van belang zijn. Elk artikel bevat duidelijke voorbeelden en tips om de zaken goed aan te pakken.
1. Basisbegrippen van de AVG
2. Het opzetten van een verwerkingsregister
3. Informatiebeveiliging: de plicht om gegevens te beschermen
4. Privacyverklaring en toestemming vragen
5. Marketing en online publicaties
Het online ‘Stappenplan AVG voor sportclubs’ neemt je mee in de acties die je moet ondernemen om zo goed mogelijk aan de AVG te voldoen. Daarbij gaat het onder andere om acties op het gebied van ICT, interne procedures en contracten. Lidorganisaties van KWbN kunnen gratis gebruik maken van het online stappenplan. Een inlogcode kun je aanvragen bij Miranda Janssen, m.janssen@kwbn.nl. Inmiddels hebben 333 wandelorganisaties al van deze mogelijkheid gebruik gemaakt.
Heb je inhoudelijke vragen over het AVG-stappenplan, dan kun je terecht bij de helpdesk van Stichting AVG: 0183–822922 of info@avgverenigingen.nl.
Om een goede basis te leggen voor de privacy-zaken van je wandelorganisatie, zijn er vier modelcontracten beschikbaar:
- een geheimhoudingsverklaring voor personeel;
- een privacyverklaring van de organisatie;
- een toestemmingsverklaring voor leden (inzake het verwerken/publiceren van hun gegevens);
- een verwerkersovereenkomst (tussen jouw organisatie en een partij die inzicht heeft in de persoonlijke gegevens die je verzamelt/verwerkt).
De modelcontracten vind je samen met een document met veel gestelde vragen en antwoorden (Q&A – Questions & Answers, versie april 2018) in het online stappenplan of onderaan het artikel ‘De privacywet: clubs moeten allemaal een aantal zaken regelen’.
Op de Q&A is in mei 2018 nog een aanvulling gekomen, die je hier kunt downloaden.
Ondanks de bovengenoemde hulpmiddelen, kan het zijn dat je rond de AVG een hele specifieke juridische vraag hebt. Met zulke vragen kun je natuurlijk terecht bij elk juridisch adviesbureau, maar voor gebruikers van het online stappenplan heeft Stichting AVG in samenwerking met het bureau Lextone een speciale formule ontwikkeld. Die biedt snelle en gemakkelijke hulp tegen een zeer betaalbaar tarief.
Je koopt een serviceabonnement dat recht geeft op beantwoording van maximaal 12 vragen per jaar, mits beantwoording per vraag niet langer dan een kwartier duurt. De praktijk leert dat dit in verreweg de meeste gevallen ruim voldoende is. De juristen van Lextone kennen het online stappenplan en helpen in begrijpelijke taal. De kostprijs van het service-abonnement is afhankelijk van het aantal medewerkers van je organisatie. Een overzicht van de kosten (variërend van € 25,- tot € 200,- per jaar) en de aanmeldpagina vind je op de website van Lextone.
