Van papier naar digitaal: inschrijven bij wandeltochten kan gemakkelijk online!

Door: Mariska Aalderink

In samenwerking met Tixxy heeft KWbN een eigen online-inschrijfsysteem ontwikkeld, speciaal voor organisatoren van wandeltochten en Avond4daagsen. Met dit systeem kunnen wandelaars zich eenvoudig vooraf inschrijven voor een evenement. Organisatoren kunnen deelnemerslijsten uitdraaien en up-to-date informatie zien over de deelnemers van hun wandeltocht. Het inschrijfsysteem is geïntegreerd in de KWbN-tochtdatabase en kan gekoppeld worden met een eigen account bij betaalservice Mollie. De inschrijfpagina is bereikbaar via een inschrijfknop op de eigen website, de kalender van Wandel.nl, of door het scannen van een QR-code. Deze QR-code kun je bijvoorbeeld op posters laten drukken. Een QR-code is een tweedimensionale barcode die gemakkelijk met een smartphone kan worden gescand, waarna je direct naar de inschrijfpagina wordt geleid.

Deze innovatieve manier van inschrijven verandert veel in het inschrijfproces. Geen stapels papieren meer, maar alles digitaal. Organisaties hebben op elk moment en overal toegang tot up-to-date informatie over het aantal deelnemers, afstanden en eventuele beloningen. Ben Bloemink van Friesland Beweegt benoemt hierover dat het een groot voordeel is dat er altijd actuele informatie over de wandelaars beschikbaar is.  

In januari zal Zwolle weer heerlijk naar chocola ruiken, want chocolatier Peter van der Molen organiseert dan voor de derde keer op rij de ChocolateWalk. Deze tocht loopt dwars door de gezellige straatjes van Zwolle en diverse lichtbeelden. De ruim 1.800 deelnemers kunnen tijdens het wandelen genieten van een lekker stuk chocolade. Voor Peter is het cruciaal om te weten hoeveel deelnemers mee zullen doen aan de tocht. Er moet immers genoeg chocolade worden gemaakt. Daarnaast benoemt Peter dat het erg fijn is om het aantal deelnemers van tevoren ongeveer te weten, zodat de rustlocaties op de hoogte kunnen worden gesteld en er eventuele aanpassingen gemaakt kunnen worden in personeel en aantallen.  

Peter van der Molen, van Bonbonnerie Borrel en Ben Bloemink, van Stichting Friesland Beweegt, maken beide gebruik van het online-inschrijfsysteem van KWbN en QR-codes om de inschrijflink te verspreiden. Bij de opstart zagen zij geen grote uitdagingen. Peter benoemt dat het vooral een kwestie was van het vinden van vrijwilligers met een geschikte telefoon om de tickets te kunnen scannen. Ben zegt over het systeem: “Het is eigenlijk heel eenvoudig.” De organisatie van een tocht is makkelijker geworden en het systeem faciliteert een soepele inschrijving. Het systeem is gebruiksvriendelijk en makkelijk te leren.  

Hoewel het belangrijk is dat de inschrijving voor organisatoren goed verloopt, moet het voor deelnemers van wandelevenementen eveneens handig in gebruik zijn.  Gelukkig laat Peter van der Molen weten dat de zijn wandelaars tot dusver positief hebben gereageerd. Zo verliep , de wachtrij voor het aanmelden voorafgaand aan de tocht erg vlot. Ook Ben Bloemink geeft aan dat zijn wandelaars van de Lytse Doarpen Rintocht blij zijn met het inschrijfsysteem. Doordat de contactgegevens van de organisatie op het ticket staan, hoeven deelnemers niet lang te zoeken naar contactgegevens van de tochtorganisatie. Vragen worden zo vlug gesteld en beantwoord. Ook aanpassingen in de inschrijving of wijzigingen van de afstand zijn zo gepiept. 

Twijfel jij als wandelorganisatie om het online-inschrijfsysteem van KWbN in te zetten voor jouw wandeltocht? Dan hebben Ben en Peter hebben een aantal tips voor jou: 

• Neem contact op met een organisatie die al eerder gebruik heeft gemaakt van het online-inschrijfsysteem. Wissel zorg en ervaringen uit met elkaar.  

• Zorg ervoor dat het aantrekkelijk is om vooraf in te schrijven. Dit kan bijvoorbeeld door een klein prijsverschil in te zetten bij voorinschrijving en op de dag zelf inschrijven. Wil je geen prijsverschil inzetten? Dan kun je er ook voor kiezen een klein cadeautje of extraatje aan wandelaars te verstrekken.  

• Beschrijf in het reglement goed wat de regels zijn bij annuleren van het ticket. Dit voorkomt discussie tussen de organisatie en wandelaar.  

• Oefen van tevoren met het scannen van de tickets en het gebruiken van het systeem. Wanneer je op de dag van de tocht wordt verrast, kan er stress ontstaan. Daarom is het belangrijk om goed te oefenen. Als je merkt dat je nog vragen hebt, kun je die aan een collega-organisatie die gebruik maakt van Tixxy stellen of aan KWbN. 

Voor de organisatie en voor de wandelaar kleven er veel voordelen aan het online-inschrijfsysteem van KWbN. Eentje die wat minder bekend is, is de duurzame impact. Bij de Lytse Doarpen Rintocht doen bijvoorbeeld zo’n 1500 deelnemers mee. Bij een papieren inschrijving zouden er 1500 A4tjes nodig zijn om in te schrijven. De digitale inschrijving bespaart al zevenenhalf kilo papier op al die wandelaars!  

Aan digitaal inschrijven zitten veel voordelen, voor jou als organisatie, voor de wandelaar en voor de planeet. In 2023 hebben we 114 wandeltochten en 89 Avond4daagsen gefaciliteerd met ons systeem. In 2024 verwachten we 200 wandeltochten en hebben we ruim 120 Avond4daagsen gefaciliteerd. Overgaan naar een digitaal inschrijfsysteem klinkt misschien een beetje spannend, maar dat is het niet. Overweeg je om ook over te stappen van papieren naar digitale inschrijving, dan helpen wij je graag. Mail naar evenementen@kwbn.nl.