Avond4daagsen worden door heel verschillende organisaties geïnitieerd. Soms is dat een buurtvereniging, soms een wandelclub of er wordt een hele nieuwe vereniging of stichting opgericht. Wat al deze organisaties gemeen hebben, is dat zij worden geleid door een bestuur. Zo’n bestuur bestaat in de regel minimaal uit een voorzitter, secretaris en penningmeester.
In verband met aansprakelijkheid van bestuursleden, is het van belang dat een Avond4daagse-organisatie de juiste juridische entiteit heeft. KWbN accepteert daarom alleen organisaties die een stichting zijn óf een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid. Beide hebben statuten die door een notaris zijn gepasseerd.
In de statuten staat altijd een artikel over het doel van de organisatie. Hierin moet je in elk geval opnemen dat de rechtspersoon een wandelevenement organiseert. Dat geldt ook als de Avond4daagse is ondergebracht bij een rechtspersoon die in feite niets met de organisatie van het wandelevenement te maken heeft, zoals een buurt-, muziek- of voetbalvereniging.
Heeft jouw organisatie nog geen rechtsbevoegdheid? Dan kan KWbN ervoor zorgen dat er een stichting of vereniging wordt opgericht en dat die wordt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Zelf hoef je alleen een aantal formulieren in te vullen en de handtekeningen van de oprichters op het gemeentehuis te laten legaliseren. Uiteraard brengt KWbN wel de notariskosten bij je in rekening. Op verzoek stellen we de facturering uit tot na je eerste Avond4daagse. De kosten voor legalisering van handtekeningen voldoe je op het gemeentehuis; van de Kamer van Koophandel krijg je een acceptgiro voor de inschrijfkosten.
Als aangesloten organisatie vragen we je om tenminste het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester), maar bij voorkeur ook de overige functionarissen bij KWbN te laten registreren. Dit in verband met aansprakelijkheid, verzekeringen en de manier waarop wij informatie verstrekken.
