Inkomsten voor je wandeltocht haal je vooral uit de inschrijvingen, maar ook sponsoring biedt mogelijkheden. Een uitgewerkt plan en een persoonlijke benadering werken het best. Benadruk vooral de voordelen voor de sponsor en bied verschillende sponsorpakketten, maar houd ook ruimte voor eigen ideeën van de sponsor.
Naast geldelijke sponsoring (een bedrag in ruil voor naams- of logovermelding) heb je sponsoring in natura (sponsoring in de vorm van producten of diensten). Dat laatste is op lokaal niveau zeker interessant.
Bij geldelijke sponsoring spreek je met een ondernemer bijvoorbeeld af dat je zijn logo plaatst op alle communicatiemiddelen van het evenement. Denk daarbij aan de website, Facebookpagina, posters en flyers. Ook kun je aanbieden om tijdens de wandeltocht vlaggen of spandoeken van het betreffende bedrijf op te hangen. Het bedrag dat je hiervoor vraagt, is afhankelijk van de grootte van je evenement, het aantal bezoekers op je website, het aantal vrienden op je Facebookpagina en/of het aantal posters en flyers dat je verspreidt.
Daarnaast is het leveren van producten of diensten interessant. Wil de plaatselijke groenteboer appels ter beschikking stellen? Dan is dat een leuk extraatje voor jouw deelnemers en goed voor het imago van je evenement. Het kan ook zijn dat een bedrijf kosteloos headsets wil uitlenen, zodat je tijdens de wandeltocht makkelijk contact kunt houden met alle vrijwilligers. Kortom: denk ruim bij het inventariseren van de sponsormogelijkheden.
1. Identificeer de doelgroep
Denk na over welke bedrijven of organisaties baat kunnen hebben bij het sponsoren van je wandeltocht. Zijn er lokale bedrijven, sportwinkels, gezondheidsgerelateerde organisaties of milieubewuste bedrijven die je evenement willen ondersteunen? Een groenteboer is misschien een betere keuze dan de plaatselijke snackbar. Bewegen is tenslotte gezond, net als groente en fruit. Maak een lijst met potentiële sponsoren en houd deze lijst breed. Sluit van tevoren geen bedrijven of organisaties uit omdat je denkt dat ze misschien niet geïnteresseerd zijn. Niet geschoten is altijd mis!
2. Begin in de buurt
Vraag alle bestuurs- en commissieleden om in hun netwerk naar potentiële sponsoren te zoeken. Bijna iedereen kent wel iemand met een eigen onderneming, iemand die werkt bij een lokaal sterk betrokken bedrijf, of iemand die zich veel met het sponsoren van evenementen bezighoudt. Wend je eerst tot deze mensen. Bekenden willen vaak eerder sponsoren, omdat bij sponsoring goodwill komt kijken. Vergeet ook je online netwerken (zoals LinkedIn) niet.
Betreft het bedrijven of ondernemers die je zelf goed kent, neem dan altijd persoonlijk contact op. Bel van tevoren voor een afspraak en stel voor om onder het genot van een kop koffie te praten over kleinschalige sponsoring. Geef duidelijk aan dat het vrijblijvend is en dat je graag wilt kijken wat de mogelijkheden zijn.
Ken je de persoon of het bedrijf niet persoonlijk? Dan kun je beter eerst een e-mail sturen. Bel ongeveer één à anderhalve week nadat je de mail hebt verstuurd en vraag of die in goede orde is ontvangen. Probeer in het telefoongesprek aan te sturen op een persoonlijk gesprek. De kans van slagen is het grootst als je met een mogelijke sponsor om tafel kunt. Lukt dat niet, bedenk dan dat je ook telefonisch of per e-mail afspraken kunt maken.
Zorg te allen tijde voor een gepersonaliseerde communicatieaanpak. Stuur individuele e-mails of brieven naar potentiële sponsors, waarin je duidelijk uitlegt waarom jouw wandeltocht voor hen van waarde kan zijn. Toon aan dat je grondig onderzoek hebt gedaan naar hun bedrijf en leg uit waarom je gelooft dat jullie een goede match zijn.
3. Benadruk de voordelen
’Wat levert het mij op?’ Die vraag zal de potentiële sponsor je zeker stellen. Zorg dat je hierop bent voorbereid. Dit kun je als volgt doen:
4. Bied verschillende pakketten aan
Om aan verschillende behoeften en budgetten te voldoen is het belangrijk om verschillende sponsorpakketten aan te bieden. Vermeld daarbij specifieke mogelijkheden voor exposure en promotie die je sponsors kunnen verwachten. Wees bereid om maatwerkopties te bespreken en luister naar de wensen en behoeften van potentiële sponsors om zo samen toe te werken naar een passende samenwerking.
5. Opvolging
Is het verzoek voor sponsoring alweer even geleden, volg de brief dan op met een telefoontje of persoonlijke ontmoeting om verdere vragen te beantwoorden en de interesse van de sponsor te peilen. Verwacht niet dat je meteen succes zal hebben. Sponsoring kan tijd kosten en vereist vaak meerdere follow-ups voordat een deal wordt gesloten. Wees geduldig en volhardend in je inspanningen.
6. Hoera! Sponsor gevonden
Gefeliciteerd! Nu is het zaak de afspraken ook vast te leggen. Daarvoor kun je een contract toevoegen, waarin je de diensten van de sponsor omschrijft, jouw tegenprestatie en de looptijd van de afspraken. Om niet ieder jaar opnieuw te hoeven beginnen, is het mooi als je meerjarige afspraken kunt maken.
Een belangrijk, maar vaak vergeten aspect van sponsoring, is het relatiebeheer. Houd er rekening mee dat je binnen de sponsorwerving veel concurrenten hebt. Zorg dat je er bovenuit springt, niet alleen door jouw evenement en de sponsormogelijkheden die je biedt, maar ook door de persoonlijke aandacht en waardering die je voor jouw sponsoren hebt. Een paar tips op een rij:
Heb je een feestelijke opening, intocht of slotfeest? Nodig je sponsoren hiervoor uit. Zorg ervoor dat jij of één van de andere bestuursleden tijd vrij heeft om de sponsoren te ontvangen en te spreken.
Stuur je sponsoren na afloop van je wandeltocht een bedankkaart. Schrijf op deze kaart met de hand een persoonlijke boodschap.
Neem na afloop van je evenement contact op met je sponsoren om te informeren hoe ze de sponsoring hebben ervaren. Dit toont je betrokkenheid en kan een positief effect hebben op sponsoring in volgende jaren.
Zorg dat je ook tijdens de rest van het jaar niet uit het oog van de sponsoren verdwijnt. Stuur ze bijvoorbeeld een kerstkaart, een grappige attentie op Valentijnsdag, bak van de overgebleven appels een taart voor de groenteboer. Verras en spreek je waardering uit. Dit kan helpen om een langdurige relatie op te bouwen voor toekomstige evenementen.
